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LeaderView 文件管理系統

您的公司是否面臨以下情況:

 
  • 1.用網路硬碟管理、保存重要文件,卻無法方便找到需要文件?
  • 2.文件無法設定閱讀權限,擔心公司重要文件被任意取用、外流?
  • 3.公司成員出差在外,臨時要調閱文件,總要麻煩同事幫忙找?
  • 4.會議洽談,欲調閱公司合作條款,但不知道哪份合約規章是最新版?
 

澳门赌场博彩玩法 www.odgrk.com 以上種種問題,就讓「LeaderView 文件管理系統」幫你解困擾。

採雲端運算管理,可結合多功能事務機批次上傳文件;全文檢索及影像文件搜尋功能,支援多種檔案格式,找資料更容易;權限控管機制,並提供浮水印、限制閱讀時間、密碼開啟、禁止列印、無權限者不可閱讀原始檔等,讓文件調閱更安全。

 

 

六大特點
文件保存一把罩 雲端、手機控管SO EASY


雲端檢閱 數位化管理

  • 不需安裝任何軟體,依個人權限透過瀏覽器即可直接線上閱讀所有文件管理系統中的文件。
  • 內建支援300多種常見檔案上傳時自動轉存PDF格式,檢視者無法下載原始檔。

依組織所需 流程多元化設定

  • 支援各串簽、會辦、角色簽核、通知等各種功能。
  • 各個文件資料匣可設定各自的讀者、作者、管理者,並可設定多層資料匣架構管理。
  • 文件發佈作廢時,可設定主管審批後才執行。

安全機制 管理更安心

  • 提供多種文件控管功能,禁止儲存、滑鼠右鍵、下載原始檔,支援浮水印,任何的檢視文件都會控管,並提供閱讀記錄。
安全防護
安全防護

全文檢索 檔案快速找

  • 舉凡常用的Word、Excel、PPT或PDF等文字檔案,上傳時自動轉換,皆可直接進行全文檢索,另支援進階關鍵字、分類、權限等各種搜尋方式。

版本管理、改版通知 確保文件有效性

  • 支援版本管理機制,確保每次同仁取閱檔案時都是最新版,舊版本若需調閱,則需被賦與權限者才能查核。
  • 可由管理者發佈、亦可由同仁自行主動訂閱、設定我的最愛,當有最新版本更新時,會自動發送版本通知。

行動文管APP 在外手機輕鬆調閱

  • 依據職務需求,開放可查閱的文件,兼顧使用安全及跨域便利性。
  • 最新上架文件或文件版本更新,直接匯整至行動文管中,重要資訊傳遞無落差。
  • 文件可印上公司浮水印,加強手機瀏覽安全性。

 

導入效益
文件機密有保障
快速檢索
NewSoft OA四大優勢
企業聰明選
介面簡易 一眼上手

管理者:
輕鬆做好營運管理
一般同仁:
無須花太多時間學習系統操作

可依需求預算選配

差勤管理、GPS打卡、電子簽核、薪資系統、手機行動版等近30多個模組,預算花在刀口上。

完善優質售後服務

不限次客戶電話諮詢服務 / 不定時舉行產品教育訓練課程 / 程式每月加值更新優化系統功能。

支援各載具與瀏覽器

無論使用電腦、手機或平板,皆可透由上網、APP即時簽核。支援四大瀏覽器,企業主管及員工都能讓工作變得更簡單、更快速。

成功案例
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臺豐印刷
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旅遊圖

臺灣主要旅遊電商總營業額每年突破1,000億臺幣,民眾出境旅遊超過1500萬人次。每個成功交易客戶的背後,除了前置行銷團隊推出的強檔行程、服務團隊的熱忱服務外,後續還有消費者個資及定型化契約的保存與管理,且依照旅行業管理規則,相關個人資料、文件須於旅遊行程結束後保存一年。

採用方案

NewSoftOA 文件管理系統 – 合約保存與管理

遭遇的困難
 

線上旅遊龍頭,不僅有線上通路、亦設立實體通路服務全臺客戶,有多樣文件合約需保存與管理,包含每位成交客戶的個資及定型化契約、企業客戶的定型化契約、外部合作單位合作的廠商契約、人資部門的員工合約等,需保存及管理的文件數量龐大且類型繁雜。

客戶的期望
 

搭配企業內部作業、簽核流程,有效通知分布於全臺的單位負責人合約的流程與處理進度,並保留各式合約的最終版本,供公司進行內部留存與管理。另外,針對廠商,則有年度續約的需要,在續約前夕希望能透過系統主動通知。

致勝關鍵

串聯企業簽核流程,
負責單位人員一併知會
 

力新國際科技NewSoftOA 文件管理系統,以雲端維運方式,可串聯企業電子簽核系統,可有效通知該單位負責同仁合約的流程與處理進程,並保留合約的最終版本,供企業內部進行保存與管理。

使用資料夾,
輕鬆分類管理資料
 

NewSoftOA 文件管理系統,管理人員可依需求自行建立、命名資料夾,讓管理人員可快速歸檔各式各樣的文件及合約。

檢索功能,
快速找到所需文件
 

文件管理包含全文檢索的功能,要找特定文件或合約時,鍵入關鍵字,可進行全文搜索,快速幫助找到對應的文件及合約,進行後續處理。

合約設定到期提醒,
不再擔心人工遺漏
 

針對有時效性、需續約的文件,文件管理系統可自動提醒合約到期日,讓業務、採購於續約前夕主動聯繫,不必怕人工遺漏發生違約的問題。

解決情況

線上旅遊龍頭,每年要保存與管理上萬份文件。文件分為線上文件及各實體據點需管理的文件,由於資料內容涉及個資,為確保民眾個資的安全、無外洩的問題,改由總部的法務部門統一保存並管理相關文件。 採用NewSoftOA文件管理系統後,雲端管理文件方式,結合電子簽核功能,讓分佈在全臺的需求單位知道文件處理的情況。若有需要調閱文件時,可向法務申請所需文件,法務部門同仁可用全文搜索功能,快速找到相關資料,進行處理。同時,法務可依照部門單位歸類方式或依據組織單位調整,創建所需的資料夾,快速分類資料內容。

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  • 1.用網路硬碟管理、保存重要文件,卻無法方便找到需要文件?
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安全防護

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  • 不需安裝任何軟體,依個人權限透過瀏覽器即可直接線上閱讀所有文件管理系統中的文件。
  • 內建支援300多種常見檔案上傳時自動轉存PDF格式,檢視者無法下載原始檔。

依組織所需 流程多元化設定

  • 支援各串簽、會辦、角色簽核、通知等各種功能。
  • 各個文件資料匣可設定各自的讀者、作者、管理者,並可設定多層資料匣架構管理。
  • 文件發佈作廢時,可設定主管審批後才執行。

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版本管理、改版通知 確保文件有效性

  • 支援版本管理機制,確保每次同仁取閱檔案時都是最新版,舊版本若需調閱,則需被賦與權限者才能查核。
  • 可由管理者發佈、亦可由同仁自行主動訂閱、設定我的最愛,當有最新版本更新時,會自動發送版本通知。

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  • 依據職務需求,開放可查閱的文件,兼顧使用安全及跨域便利性。
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輕鬆做好營運管理
一般同仁:
無須花太多時間學習系統操作

可依需求預算選配

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無論使用電腦、手機或平板,皆可透由上網、APP即時簽核。支援四大瀏覽器,企業主管及員工都能讓工作變得更簡單、更快速。

 
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